Was ist ViDA und wie können sich Unternehmen darauf vorbereiten?

Als Unternehmen mit Sitz in Europa oder internationaler Geschäftstätigkeit sind Sie vermutlich bereits mit einer Vielzahl neuer Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung und digitalen Berichtspflichten konfrontiert worden. Diese EU-Mandate kennzeichnen einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise, wie wir mit Steuerbehörden interagieren und unsere Finanzdaten verwalten.

Das bedeutet, dass Regierungen nun direkt in die Finanzlieferkette eingreifen und sich für jede Rechnung interessieren, die zwischen Lieferanten und Käufern ausgetauscht wird. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist keine periodische Aufgabe mehr, sondern erfolgt nun in Echtzeit. Behörden werden künftig möglicherweise einen noch detaillierteren Einblick in Ihre Transaktionen haben als Sie selbst.

Darüber hinaus bewegt sich jedes Land in seinem eigenen Tempo, was die Einführung länderspezifischer Regeländerungen, akzeptabler Rechnungsformate und Fristen für die Implementierung angeht.

Dies führt zu einem komplexen Geflecht an Anforderungen, das für interne Teams allein kaum zu bewältigen ist – mit dem Risiko, ins Hintertreffen zu geraten oder teure Fehler zu begehen.

Um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Sie die passenden Strategien, moderne Technologien und erfahrene Compliance-Partner. Dieser Blogartikel beschäftigt sich mit den wichtigsten Herausforderungen von ViDA (Vat in the Digital Age) und legt dar, wie Tungsten Automation Ihnen in Zusammenarbeit mit Sovos helfen kann, zu automatisieren und in Sachen Compliance immer einen Schritt voraus zu sein. Lesen Sie weiter, um weitere Einblicke zu erhalten.

Was ist ViDA und welche Auswirkungen wird es auf Unternehmen haben?

VAT in the Digital Age ist das Mehrwertsteuer-Reformpaket der Europäischen Union, das darauf abzielt, die Steuern zu modernisieren (insbesondere im Hinblick auf die Herausforderungen der Plattformökonomie), die Digitalisierung der EU-Wirtschaft zu unterstützen und die Widerstandsfähigkeit gegen Mehrwertsteuerbetrug zu erhöhen, indem wichtige Elemente der Mehrwertsteuer in der EU reformiert werden. Das ViDA-Paket besteht aus drei Teilen (auch als „Säulen“ bezeichnet): (i) Digitale Meldepflichten (DRR), (ii) Plattformökonomie und (iii) Einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung (SVR):

• Digital Reporting Requirements (DRR): Legt fest, dass bis 2030 alle grenzüberschreitenden, EU-internen Rechnungen elektronisch und in (Fast-)Echtzeit an die nationalen Steuerbehörden gemeldet werden müssen. De facto bedeutet dies, dass Rechnungen zwischen EU-Mitgliedstaaten elektronisch ausgestellt werden müssen. Jede nationale Steuerbehörde wird die Daten dann in einer zentralen EU-Datenbank (erweitertes VIES) zusammenfassen, um die Datenkonsistenz zu wahren, die finanzielle Transparenz zu erhöhen und Betrug zu bekämpfen.
• Platform Economy: Umreißt die konkreten Mehrwertsteuerpflichten für digitale Plattformen, die den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erleichtern, wie Airbnb und Uber.
• Single VAT Registration (SVR): Diese Säule erweitert die Nutzung des One-Stop-Shop-Frameworks (OSS), das es Unternehmen ermöglicht, sich in einem einzigen Mitgliedstaat für die Mehrwertsteuer zu registrieren und die Transaktionscompliance in mehreren EU-Ländern gewährleisten.

Laut Forbes werden diese Maßnahmen voraussichtlich einen Netto-Nutzen zwischen 172 Milliarden und 214 Milliarden Euro über einen Zeitraum von 10 Jahren bringen, darunter Einsparungen von 51 Milliarden Euro für Unternehmen.

Die DRR-Anforderungen dürften sich dabei am stärksten auf EU-Unternehmen auswirken. Zwar hat bislang kein EU-Mitgliedstaat ViDA vollständig umgesetzt, jedoch führen Länder wie Frankreich, Belgien, Kroatien und Deutschland bereits eigene nationale E-Invoicing-Mandate ein, um sich frühzeitig auf ViDA auszurichten. Andere Länder, wie Italien und Polen, müssen ihre E-Invoicing-Modelle bis 2035 rückwirkend mit ViDA harmonisieren. Es wird erwartet, dass viele weitere EU-Mitgliedstaaten in den nächsten Jahren lokale Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung einführen und diese mit dem umfassenderen EU-weiten Mandat harmonisieren werden. Angesichts dessen, dass die nationalen Steuerbehörden ihre lokalen Mehrwertsteuersysteme an die Anforderungen von ViDA anpassen, sollten sich EU-Unternehmen auf erhebliche Veränderungen über einen längeren Zeitraum vorbereiten (oder sich sogar dafür wappnen).

Herausforderungen bei der Anpassung an neue Steuervorschriften

Größere Steueränderungen führen bei Unternehmen oft zu Verwirrung und Unterbrechungen – selbst wenn sie rechtzeitig angekündigt werden –, da die Anpassung an neue Prozesse immer eine Herausforderung ist, ganz gleich, wie gut Ihr Finanzteam ausgestattet ist. Im Falle von ViDA müssen sich Unternehmen aller Branchen auf die folgenden Paradigmenwechsel einstellen:

Von abhängig zu allwissend

Früher verließen sich die Regierungen darauf, dass Unternehmen ihre Steuerverbindlichkeiten selbst einschätzten und meldeten, wodurch das System von den Angaben der Unternehmen abhängig war. Jetzt überwachen die Behörden Transaktionsdaten in Echtzeit, was ihnen Einblicke und Instrumente verschafft, die sie vorher nicht hatten, von der sofortigen Identifizierung verdächtiger Transaktionen, die Stichprobenprüfungen auslösen, bis hin zu vorausgefüllten Steuererklärungen. Dieses neue Maß an staatlicher Allwissenheit bedeutet, dass Sie die vollständige Transparenz der Transaktionen gewährleisten müssen, wobei genau das widergespiegelt werden muss, was die Steuerbehörden sehen, und Prozesse einrichten, um mögliche Ungenauigkeiten anzufechten, falls vorausgefüllte Informationen fehlerhaft sind.

Vom Risikomanagement zur Nichtexistenz

Der traditionelle Ansatz, die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß von Compliance-Risiken abzuwägen, um zu entscheiden, wie streng die Vorschriften befolgt werden sollen, ist heute überholt. In der neuen „Echtzeit“-Mehrwertsteuerumgebung ist Nichteinhaltung gleichbedeutend mit Nichtexistenz, da Sie die vollständige Einhaltung der Vorschriften in Echtzeit sicherstellen müssen, weil Sie sonst Betriebsverzögerungen, Störungen sowie Bußgelder von Aufsichtsbehörden riskieren.

Post-Audit zur Freigabe

ViDA treibt eine schnelle Verlagerung hin zu lokalen Implementierungen von Continuous Transaction Controls (CTC) in den EU-Mitgliedstaaten voran, wo Regierungen Transaktionen in Echtzeit überwachen können – oder sogar bevor diese mit dem Empfänger geteilt werden. Aber wie allen grenzüberschreitenden Unternehmen bekannt ist, sind keine zwei Mandate gleich. Es gibt erhebliche Unterschiede in den Rechnungsmodellen, akzeptablen Formaten, Vertriebsmethoden und der Art und Weise, wie jede Regierung Rechnungen authentifiziert (siehe Abbildung unten).

Das bedeutet, dass Ihre Transaktion auf der Stelle blockiert werden kann, wenn Sie sich in einem Detail irren. Daher ist es für Sie von entscheidender Bedeutung, die gesamte Bandbreite der Compliance-Anforderungen in jedem Markt, in dem Sie tätig sind, zu beachten.

Von Stabilität zu Volatilität

Während Sie früher nur mit einer Handvoll von Vorschriftenänderungen pro Jahr konfrontiert waren, muss sich Ihr Unternehmen jetzt auf die gleichzeitige Einführung von E-Invoicing-Vorschriften in bis zu 27 EU-Ländern bis 2030 vorbereiten. Diese beispiellose Welle von Veränderungen bedeutet, dass Sie flexibel genug sein müssen, um sich schnell anzupassen – selbst wenn einzelne Länder ihre Regeln in letzter Minute überarbeiten. Der Wandel ist nicht mehr etwas, das von Zeit zu Zeit geschieht: Er ist der neue Status quo, und Unternehmen müssen sich eine permanente Veränderungsmentalität aneignen, um zu bestehen. Die Ära der schrittweisen Einhaltung der Steuervorschriften ist einer anhaltenden Volatilität gewichen, die eine ständige Vorbereitung erfordert.

Viele Unternehmen versuchen, steuerliche Compliance intern zu steuern oder verlassen sich auf einen einzigen Anbieter – ein Ansatz, der in den kommenden Jahren zunehmend an seine Grenzen stoßen wird.

Wie wir in unserem jüngsten Webinar „Where ViDA is Heading“ erörtert haben, ist die Steuerlandschaft schlicht und einfach zu komplex und zu spezialisiert, als dass ein einzelner Anbieter oder ein internes Team sie allein bewältigen könnte. Je mehr die Einhaltung von Vorschriften Ihre Ressourcen beansprucht, desto schwieriger ist es, wettbewerbsfähig und reaktionsschnell zu bleiben. Um Ihren Wettbewerbsvorteil zu erhalten, benötigen Sie daher Lösungen, die sowohl eine effektive Einhaltung der Vorschriften als auch optimierte Prozesse auf allen Märkten gewährleisten.

ViDA-Konformitätslösung: Tungsten Automation in Partnerschaft mit Sovos

Tungsten Automation und Sovos haben sich zusammengeschlossen, um eine harmonisierte, erstklassige Lösung für Unternehmen anzubieten, die vor Herausforderungen bei der Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung stehen.

Vorteile der ViDA Readiness-Partnerschaft

• Universelle Standards und Formate: InvoiceAgility unterstützt alle wichtigen strukturierten Rechnungsformate, einschließlich UBL 2.1, Peppol BIS und Hybridstandards wie ZUGFeRD, mit vollständiger Konformität zur Europäischen Norm (EN 16931).
• Grenzüberschreitende Berichterstattung: Seien Sie bereit für die Meldung grenzüberschreitender B2B-Rechnungen in (Fast)-Echtzeit mit bestehenden Verbindungen zu Steuerbehörden in Italien, Rumänien, Polen und Frankreich.
• System-Interoperabilität: Unsere Plattform dient als Peppol-Zugangspunkt sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen, und InvoiceAgility arbeitet mit über 70 europäischen Dienstleistern zusammen. Darüber hinaus übernimmt Tungsten Automation die volle Verantwortung für das GENA Model Interoperation (Framework) Agreement (MI(F)A), um die fortlaufende Interoperabilität mit ViDA sicherzustellen.
• Eine Plattform, globale Reichweite: InvoiceAgility stellt sicher, dass Sie die grenzüberschreitende und inländische ViDA-Compliance (für Frankreich, Polen, Rumänien, die Slowakei, Spanien, Italien, Dänemark, das Vereinigte Königreich und mehr) über eine einzige Lösung automatisieren können, wodurch separate, lokalisierte Lösungen überflüssig werden.
• Zertifiziert und überprüfbar: Das Tungsten e-Invoice Network ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt zahlreiche lokale und internationale Verpflichtungen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung in globalen Märkten, darunter Malaysia, Mexiko, Australien und andere.

Verwandeln Sie mit Tungsten Automation Steuerkonformität in einen Wettbewerbsvorteil

Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht mehr wegzudenken, daher ist die Vorbereitung auf ViDA von entscheidender Bedeutung. Dennoch sollten die regulatorischen Anforderungen nicht die gesamte Zeit und Energie Ihres Finanzteams in Anspruch nehmen, um Ihr Kerngeschäft voranzutreiben. Mit den richtigen Partnern wird Compliance von einer Belastung zu einer Quelle für Effizienz und proaktives Finanzmanagement.

Überlassen Sie die Komplexität Tungsten Automation und Sovos, damit Sie Ihr Unternehmen mit dem sicheren Gefühl führen können, dass Ihre Rechnungsprozesse jederzeit gesetzeskonform und zukunftssicher sind.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, setzen Sie sich jetzt mit uns in Verbindung, um mit einem unserer E-Invoicing-Experten zu sprechen.