Globaler Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung: Was nach 2025 zu erwarten ist

Das deutsche Wachstumschancengesetz: Eine Fallstudie

Am 1. Januar 2025 beginnt in Deutschland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat, ein deutlicher Wandel hin zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung. Diese Initiative zielt darauf ab, die globale Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands zu verbessern, indem die Wirtschaft modernisiert, die Effizienz verbessert, Investitionen gefördert und das Wachstum vorangetrieben wird.

Deutschlands Weg zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung beginnt mit der Abschaffung der Notwendigkeit der Zustimmung des Empfängers zum Erhalt von elektronischen Rechnungen, die der europäischen Norm entsprechen: Das bedeutet, dass der Käufer eine Rechnung akzeptieren muss, wenn der Lieferant eine Rechnung ausstellt, die der EN16931 entspricht. Der Käufer kann die Rechnung nicht ablehnen oder ein anderes Format verlangen. Um die Hürden für die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung möglichst gering zu halten, hat die Regierung beschlossen, kein bestimmtes Rechnungsformat vorzuschreiben und die Übermittlungsmethode der elektronischen Rechnung völlig offen zu lassen und den Lieferanten zu empfehlen, ihre elektronischen Rechnungen an eine E-Mail anzuhängen.

Bis Januar 2027 müssen alle Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Lieferanten müssen also elektronische Rechnungen erstellen und an ihre Käufer senden.

Der deutsche Ansatz beinhaltet ein „hybrides“ Modell für die elektronische Rechnungsstellung, das dem französischen Y-Modell ähnelt. Es kombiniert eine zentrale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die vom BZSt (Bundeszentralamt für Steuern) überwacht wird, mit dem dezentralen Austausch von E-Rechnungen über Dienstleister.

Die Einführung wird in Phasen erfolgen, beginnend mit größeren Unternehmen (mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro) und später ausgeweitet auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

Globale Auswirkungen von Mandaten zur elektronischen Rechnungsstellung

Der Schritt Deutschlands zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung ist Teil eines breiteren globalen Trends. Länder auf der ganzen Welt ergreifen ähnliche Maßnahmen, um die Einhaltung von Steuervorschriften zu verbessern, Betrug zu verringern und Geschäftsabläufe zu rationalisieren. Diese Initiativen spiegeln den Wandel hin zu einer digitalen Wirtschaft wider, der sich auf Unternehmen auswirkt, die im internationalen Handel tätig sind.

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung bringt erhebliche Herausforderungen mit sich, insbesondere – wenn auch nicht ausschließlich – für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind. Nachfolgend finden Sie eine kurze Liste der Probleme, die mit Freigabemandaten verbunden sind. Beachten Sie dabei jedoch bitte, dass hier nur die schlimmsten aufgeführt sind, denn es gibt noch mehr.

• Unterschiedlicher Geltungsbereich: In einigen Ländern gelten die Anforderungen nur für Unternehmen mit Sitz im jeweiligen Land, in anderen Ländern sind auch registrierte Körperschaften betroffen. Es kann ebenfalls sein, dass in einigen Ländern Transaktionen zwischen Unternehmen und Verbrauchern oder Export- und Importtransaktionen in den Geltungsbereich fallen, während in anderen Ländern der Geltungsbereich rein inländisch ist.
• Rechnungsformate: Verschiedene Länder verwenden unterschiedliche Formate und verlangen unterschiedliche Informationen in Rechnungen. Und selbst in einem einzigen Land zwingen schrittweise Rollouts Unternehmen dazu, verschiedene Rechnungstypen und -formate zu pflegen, oft mit unterschiedlichen Anforderungen an den Rechnungsinhalt, was zu erheblichen Herausforderungen für die Kreditorenbuchhaltung und die IT führt.
• Rechnungseinreichung und -empfang: Das Abrechnungsmodell, für das sich ein Land entscheidet, bringt eine Reihe maßgeschneiderter Anforderungen für die Rechnungseinreichung und den Rechnungsempfang mit sich – über eine zentrale Regierungsplattform, Peppol, lokal zertifizierte Anbieter … Das Gegenteil kann jedoch auch der Fall sein: Es gibt keine Anforderungen und E-Mail wird angeraten, was zu erheblichen AP-Herausforderungen führt.
• Archivierungsanforderungen: ein Bereich, der mehr Aufmerksamkeit verdient. Die Anforderungen an die lokale Archivierung sind manchmal anspruchsvoller als die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung selbst.
• Falsche Rechnungsdaten. Was für Regierungen gut ist, nützt nicht unbedingt der Wirtschaft. Eine Rechnung kann zu 100 % konform sein oder alle behördlichen Genehmigungen durchlaufen haben und dennoch Ihren AP-Prozess nicht bestehen und Rechnungsausnahmen zur Folge haben.

Diese Herausforderungen schaffen ein einzigartiges Spannungsfeld zwischen Unternehmenszielen und behördlichen Anforderungen.

Vorbereitung auf die Veränderungen: Werkzeuge und Strategien

Die Einhaltung der behördlich vorgeschriebenen Rechnungsfreigabe und die Effizienzsteigerung bei der Rechnungsautomatisierung sind eng miteinander verbundene, aber sehr unterschiedliche Prozesse, die jeweils ihre eigenen, sehr unterschiedlichen Herausforderungen und Ziele haben.

Und obwohl sie eng miteinander verbunden sind, sollten die obligatorische Rechnungsabwicklung und die elektronische Rechnungsstellung nicht miteinander verwechselt werden: Sie bedeuten völlig verschiedene Dinge und haben höchst unterschiedliche Auswirkungen auf Unternehmen.

Regierungsmandate konzentrieren sich in erster Linie auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Steuertransparenz, während Unternehmen auf betriebliche Effizienz und Kostensenkung abzielen. Daher trägt die behördliche Rechnungsabfertigung nicht zur Steigerung der Effizienz der Automatisierung bei. Trotz dieser typischen Fehlausrichtung ist es wichtig, diese Initiativen nicht getrennt zu behandeln. Beide wirken sich erheblich auf die Geschäftsleistung aus und können, wenn sie harmonisiert sind, erhebliche Vorteile bieten.

Geschäftliche Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

1. Gesteigerte Effizienz: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert die manuelle Bearbeitung, minimiert Fehler und beschleunigt die Transaktionszyklen.
2. Kosteneinsparungen: Die elektronische Rechnungsstellung spart Papier-, Druck- und Portokosten. Zudem senkt sie die Verwaltungskosten im Zusammenhang mit manueller Dateneingabe und der Korrektur von Fehlern.
3. Verbessertes Cashflow-Management: Die raschere Bearbeitung und Genehmigung von Rechnungen kann zu schnelleren Zahlungen führen, was den Cashflow sowie die finanzielle Planbarkeit verbessert.
4. Verbesserte Genauigkeit und Konformität: Automatisierung gewährleistet, dass Rechnungen den behördlichen Anforderungen entsprechen, wodurch das Risiko von Strafen und Prüfungen reduziert wird.
5. Mehr Transparenz und Kontrolle: Die digitale Rechnungsstellung ermöglicht Echtzeiteinblicke in den Rechnungsstatus und die Kennzahlen, was eine bessere Finanzplanung und Entscheidungsfindung ermöglicht.
6. Nachhaltigkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs unterstützt Umweltziele und trägt zu Initiativen für soziale Unternehmensverantwortung bei.
7. Bessere Lieferantenbeziehungen: Pünktliche und genaue Zahlungen verbessern die Beziehungen zu den Lieferanten, was zu besseren Konditionen und Möglichkeiten der Zusammenarbeit führen kann.
8. Wie können Unternehmen diese Vorteile nutzen, während sie gleichzeitig mit der Komplexität von einem oder sogar mehreren behördlichen Genehmigungsmandaten konfrontiert sind? Wie können Unternehmen Freigabemandate nutzen, um die Effizienz und Flexibilität zu erreichen, die ihnen dabei helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben?

Vorbereitungsschritte für globale Unternehmen

In einer Zeit, in der Länder wie Deutschland zur elektronischen Rechnungsstellung übergehen, müssen sich globale Unternehmen anpassen, um die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Nachstehend finden Sie drei wichtige Schritte zur Vorbereitung:

Regionale Anforderungen verstehen:

• Machen Sie sich mit den Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in verschiedenen Ländern vertraut, um die Einhaltung sicherzustellen.

Formulieren Sie eine Strategie:

• Sobald Sie wissen, wo und wann Ihr Unternehmen mit der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung zu tun haben wird, legen Sie eine proaktive Strategie fest, die lokale Initiativen in einen einheitlichen Ansatz einbindet, um doppelte Kosten und Geschäftsunterbrechungen zu vermeiden. Bei den besten Strategien wartet man nicht ab, bis die Vorschriften in Kraft treten – stattdessen wird das Augenmerk darauf gerichtet, die Lieferketten für die elektronische Rechnungsstellung zu befähigen, bevor die Verpflichtungen erfüllt sind.

Nutzen Sie fortschrittliche Anbieter, die Ihre Strategie unterstützen:

• Nutzen Sie Anbieter, die in Technologien investieren, die die Compliance optimieren und die Rechnungsautomatisierung in mehreren Ländern verbessern. Mit anderen Worten: Anbieter, die eine Lösung liefern, für jede Rechnung, in jedem Format, überall!
• Wählen Sie Anbieter aus, die anpassungsfähige Technologien entwickeln, die sich mit den sich ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen weiterentwickeln können und mehrere Rechnungsformate und Einreichungsmethoden unterstützen.
• Nutzen Sie Anbieter, die sich nicht nur auf eine konforme elektronische Rechnungsstellung konzentrieren, sondern auch eine hohe Qualität der Rechnungsdaten sicherstellen, bevor sie in Ihr ERP-System übertragen werden, um Ausnahmen zu minimieren und die Verarbeitungseffizienz zu verbessern.

Conclusion

Der weltweite Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung birgt sowohl Herausforderungen als auch Chancen für Unternehmen. Durch die Konzentration auf vielseitige, zukunftssichere Lösungen, die länderübergreifende Transaktionen unterstützen und eine hochwertige Dateneingabe gewährleisten, können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften erreichen und ihre AP-Prozesse optimieren. Dieser strategische Ansatz wird nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch die betriebliche Effizienz steigern, die Kosten senken und das Finanzmanagement im Allgemeinen verbessern.

Anmerkung: Stellen Sie immer sicher, dass Ihr Lösungsanbieter über die neuesten regulatorischen Änderungen auf dem Laufenden ist, um die Einhaltung von Vorschriften sowie die betriebliche Effizienz zu gewährleisten.

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