Tungsten Automation: Wir unterstützen Sie bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Polen

Das polnische E-Rechnungsstellung-Mandat wird bald eingeführt und wird alle etablierten Unternehmen im Land betreffen. Ist Ihr Unternehmen bereit, die Anforderungen zu erfüllen?

Dies ist der Zeitpunkt sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen vorbereitet ist. Ab dem 1. Februar 2026 müssen alle polnischen Käufer und Lieferanten mit einem eingetragenen Sitz oder einer festen Niederlassung in Polen und einem Jahresumsatz von über 200 Millionen PLN Rechnungen direkt über das nationale polnische elektronische Rechnungssystem, das Krajowy System e-Faktur (KSeF), einreichen und empfangen.

Für die meisten verbleibenden Steuerzahler gilt die Verpflichtung zur Einhaltung ab dem 1. April 2026. Wie wir bei der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in allen Ländern gesehen haben, ist diese Umstellung in Polen mit Herausforderungen und dem Risiko von Geschäftsunterbrechungen verbunden. Mit dem richtige Partner können polnische Unternehmen jedoch das sich ändernde regulatorische Umfeld nutzen und die Effizienz der Rechnungsstellung steigern.  

Tungsten Automation arbeitet daran, dass unsere Kunden mit der bevorstehenden Komplexität der elektronischen Rechnungsstellung konform bleiben und sicherzustellen, dass wir die Effizienz der Rechnungsstellung kontinuierlich vorantreiben.  Vor diesem Hintergrund werden in diesem Artikel die größten Herausforderungen untersucht und wie wir Sie bei der Automatisierung der polnischen Rechnungsstellung und der Compliance unterstützen können. Weiterlesen, um mehr zu erfahren.

Die Herausforderungen der Rechnungsstellung und der Einhaltung von Vorschriften in Polen

Für Polen ist die e-Rechnungsstellung nicht völlig neu. Freiwillige elektronische Rechnungsstellung ist seit Januar 2022 in Kraft und eine frühere Version der Vorgabe sollte im Juli 2024 in Kraft treten, die Einführung wurde jedoch aufgrund von Problemen mit der KSeF-Plattform verschoben.

Aufgrund dieser sich ändernden Zeitrahmen und Ungewissheiten wird die Planung und Vorbereitung der e-Rechnungsstellung für Unternehmen schwierig und daraus resultieren mehrere geschäftliche Herausforderungen, unter anderem:

Herausforderungen im Change Management, die das Risiko von Compliance-Verstößen erhöhen

Obwohl maschinenlesbare e-Rechnungen die automatische Verarbeitung ermöglichen (und damit die Anzahl menschlicher Fehler reduzieren), sind viele polnische Unternehmen nach wie vor an Papier- und PDF-Rechnungen gewöhnt. Daher verlief die Einführung der freiwilligen e-Rechnungsstellung zunächst langsam.

Die Umstellung auf das neue System bis zur Frist in 2026 wird für viele Teams in Finanzen und Beschaffung zweifellos Herausforderungen im Bereich Schulung und Change Management mit sich bringen. Für Finanzteams kann es beispielsweise schwierig sein, mit den sich entwickelnden Anforderungen Schritt zu halten, was das Risiko von Compliance-Verstößen erhöhen und die Beibehaltung der vollständigen Automatisierung erschweren kann.

Komplexitäten des Rechnungsformats

Die neue Vorgabe beinhaltet sieben verschiedene Dokumententypen. Lieferanten müssen ihre Rechnungsstellungsprozesse überarbeiten und sich an ein neues XML-Format namens FA(3) anpassen, um sicherzustellen, dass alle obligatorischen und bedingt obligatorischen Felder ausgefüllt sind. Bitte beachten Sie, dass es viele Felder gibt, hauptsächlich weil die FA(3)-Rechnung nicht auf der europäischen Norm (EN16931) basiert, sondern auf SAF-T (Standarddatei für Steuerprüfungen). Grenzüberschreitende Verkaufsrechnungen (polnische Lieferanten an ausländische Käufer) müssen ebenfalls im FA(3)-Format an das KSeF-System gemeldet werden, während ausländische Käufer keinen Zugang zu KSeF haben und davon ausgehen, die Rechnungen wie zuvor zu erhalten. Dies führt zu erheblichen Gemeinkosten für polnische Unternehmen, die in großem Umfang mit Käufern außerhalb von Polen handeln.

Aus Käufersicht bleiben zwar viele der in ERP-Systeme eingegebenen Informationen gleich, aber die Käufer müssen ab 2027 damit beginnen, die jeder Rechnung zugewiesene KSeF-Nummer aufzuzeichnen, da diese ab 2027 Zahlungsbelegen angegeben werden muss.

Navigieren der technische Komplexität und Panik in letzter Minute.

Eine erhebliche Herausforderung für Unternehmen im Rahmen der neuen Vorgabe besteht darin, die Komplexität der Offline-Modi zu navigieren, die spezifische e-Rechnungsstellung-Protokolle während der Ausfallzeiten des KSeF-Systems beschreiben. Zusätzlich setzt die neue Vorgabe voraus, dass Unternehmen dem Ausstellungsdatum einer Rechnung sehr viel mehr Aufmerksamkeit schenken: wann sie bei KSeF eingereicht wird und wann die Rechnung genehmigt wird, da alle Diskrepanzen dazu führen können, dass Rechnungen abgelehnt werden bzw. es Probleme mit der Compliance gibt.

Wenn Unternehmen bis zur letzten Minute warten, um sich auf diese Änderungen vorzubereiten, müssen sie daher eventuell übereilt Updates an Systemen und Prozessen vornehmen. Dies kann mehr Stress für die Mitarbeitenden bedeuten und ein erhöhtes Risiko operativer Störungen.  

Unsere zukunftssichere Rechnungsstellung-Lösung für Polen.

Um die neue Vorgabe zur e-Rechnungsstellung in Polen ab dem 1. Februar 2026 einzuhalten, müssen Unternehmen Folgendes tun:

• Rechnungen im genehmigten strukturierten e-Rechnungsstellungsformat ausstellen.
• Rechnungen über die KSeF-Schnittstelle zur Verifizierung und Identifizierung durch die KSeF-Plattform einreichen.
• Eine Verbindung mit der KSeF-Plattform herstellen, um verifizierte Rechnungen herunterzuladen.
• Sicherstellen, dass die KSeF-Nummer zur Verwendung in anderen Handelsdokumenten oder Transaktionen verfügbar ist.
• Sich auf die Bearbeitung der sieben unterstützten Dokumententypen vorbereiten.

Für weitere Informationen, einschließlich der vollständigen Liste der vorgeschriebenen Anforderungen, können Sie die offizielle Website der polnischen Regierung besuchen.

Alternativ können Sie sich darauf verlassen, dass Tungsten Automation Sie Schritt für Schritt durch den Registrierungsprozess leitet. Wir sind der Überzeugung, dass die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften und Automatisierung bei der sicheren Verwaltung und Verarbeitung aller geschäftskritischen Dokumente Hand in Hand gehen sollten.

Hier sind einige Merkmale und Vorteile unserer Lösungen:

Durchgängige Rechnungsautomatisierung

Unsere bahnbrechende Lösung zur Rechnungsstellung-Automatisierung, InvoiceAgility, automatisiert jeden Schritt, von der Einspeisung in mehrere Kanäle bis hin zu Abgleich, Genehmigung und zur Zahlung – so werden manueller Aufwand, menschliche Fehler und Bearbeitungszeiten erheblich reduziert. Dies unterstützt Unternehmen dabei, eine überragende Leistung bei der Rechnungsstellung in Bezug auf Geschwindigkeit, Korrektheit und Kosteneffizienz zu erreichen.

Mühelose und kontinuierliche Compliance mit der polnischen Vorgabe zur elektronischen Rechnungsstellung

Wir garantieren, dass Ihre e-Rechnungsstellungsprozesse alle neuen Anforderungen erfüllen werden. Unsere Lösung bietet integrierte Compliance-Prüfungen zur Validierung aller Felder vor der Übermittlung an KSeF, wodurch sichergestellt ist, dass Sie bei allen regulatorischen Updates vollständig unterstützt werden und sich keine Sorgen machen müssen.

Daten und Einblicke in Echtzeit

Unsere Lösung bietet Ihnen umgehend Einblick in jede Rechnung, verbessert das Cashflow-Management und ermöglicht es Ihnen, sich effektiv auf Audits und Überprüfungen vorzubereiten. Dieses Maß an Transparenz ermöglicht es Ihnen ebenfalls, sich schnell und sicher an neue KSeF-Regeln anzupassen, um verpasste Abgabefristen und Lücken bei den Aufzeichnungen zu vermeiden.  

Support für Käufer und Lieferanten

Unsere Lösung deckt beide Seiten des Rechnungsstellungsprozesses ab, daher können sich Unternehmen auf eine Lösung für die Anforderungen an die Einhaltung der polnischen e-Rechnungsstellung verlassen. Wir können Ihnen außerdem Unterstützung beim Onboarding von Lieferanten und der Schulung von Mitarbeitenden bieten, damit Sie auch angesichts des sich wandelnden regulatorischen Umfelds in Polen zuversichtlich bleiben.

Tungsten Automation: Ihr Partner für Erfolg in Polen

Mit jahrzehntelanger Erfahrung an der Spitze von Rechnungsautomatisierung und Compliance ist Tungsten Automation einzigartig positioniert, um Sie bei der Optimierung Ihrer Kreditoren- (AP) und Debitorenbuchhaltung-Prozesse (AR) zu unterstützen.

Besuchen Sie unsere Compliance-Seite mit den neuesten Updates zur Rechnungsstellung aus Polen hier oder kontaktieren Sie uns jetzt, um ein kostenloses Beratungsgespräch zu vereinbaren und über Ihre Rechnungsstellung-Anforderungen zu sprechen.