So setzen Sie SMART-Ziele für die Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Eine effiziente Kreditorenbuchhaltungsabteilung stellt sicher, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden, Beziehungen aufrechterhalten werden und der Cashflow stabil bleibt. Pannen in diesen Prozessen können zu einer Flut von unangenehmen Problemen führen.

Wissen Sie, wie es um die Leistung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsabteilung steht? Um ein klares Bild zu erhalten, ist es wichtig, intelligente Ziele für die Kreditorenbuchhaltung (AP) zu setzen, den Fortschritt zu verfolgen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Wenn Sie sich bei der Durchführung dieser Schritte auf manuelle Prozesse verlassen, können AP-Ziele überwältigend wirken. Zum Glück gibt es eine intelligente Lösung: AP-Automatisierung.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie realistische Ziele für die Kreditorenbuchhaltung festlegen und deren Fortschritt verfolgen können. Außerdem lernen Sie die Vorteile der KI-gesteuerten Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kennen. Sie können auch die untenstehenden Links verwenden, um zu einem Abschnitt Ihrer Wahl zu springen.

• Was ist das Hauptziel der Kreditorenbuchhaltungsabteilung?
• Einige Beispiele für Ziele in der Kreditorenbuchhaltung
• So setzen Sie SMART-Ziele in der Kreditorenbuchhaltung
• Best Practices zum Erreichen von Kreditorenbuchhaltungszielen
• Ziele in der Kreditorenbuchhaltung: Häufig gestellte Fragen
• Setzen und erreichen Sie Ziele in der Kreditorenbuchhaltung mit Tungsten Automation

Was ist das Hauptziel der Kreditorenbuchhaltungsabteilung?

Die Abteilung für Kreditorenbuchhaltung verwaltet alle ausgehenden Zahlungen, darunter beispielsweise Zahlungen an Lieferanten, Anbieter, Auftragnehmer und andere. Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich jedoch nicht nur um den Versand dieser Zahlungen, sondern auch um Buchhaltung, Prognosen, Berichte und vieles mehr.

Auf einer größeren Ebene hängen viele Lieferanten-, Anbieter- und Auftragnehmerbeziehungen von der Effizienz Ihres Kreditorenbuchhaltungsteams ab. Indem die Kreditorenbuchhaltung sicherstellt, dass alle Parteien pünktlich und korrekt bezahlt werden, können starke Beziehungen zu wichtigen Partnern Ihres Unternehmens gepflegt werden. Die Vorteile der KI-gesteuerten Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind nicht von der Hand zu weisen und können die Beziehungen erheblich verbessern, indem sie lästige Aufgaben eliminieren, die bisher von Ihren AP-Teams erledigt wurden. KI-gesteuerte Prozesse der Kreditorenbuchhaltung können äußerst kosteneffizient sein, sodass sich Ihre Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren können, was wiederum die Beziehungen zu Anbietern, Lieferanten und Auftragnehmern verbessert. Sehen wir uns das einmal genauer an.

Was sind einige Beispiele für Ziele in der Kreditorenbuchhaltung?

Ganz gleich, wie stark Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam ist: Es gibt immer Raum für Verbesserungen. Um Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen zu verfolgen, ist es stets hilfreich, Ziele zu setzen. Wir werden gängige Beispiele für Ziele in der Kreditorenbuchhaltung durchgehen, um Ihrem AP-Team bei der Zielsetzung zu helfen.

Produktivität und Effizienz steigern

Dieses grundlegendste Beispiel für ein Ziel in der Kreditorenbuchhaltung ist das einfachste und naheliegendste, an das Sie sich erinnern können, wenn Sie beurteilen, wie Sie Verbesserungen in Ihrem Unternehmen messen können. Jedes AP-Team hat einige Ineffizienzen und Produktivitätsengpässe, die von der Identifizierung und Beseitigung profitieren könnten.

Zu den wichtigsten Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern, gehören:

• Verkürzung der Rechnungslaufzeiten
• Effizientere Gestaltung von Rechnungszahlungen, z. B. durch Erfassung von Skonti bei gleichzeitiger Schonung des Cashflows
• Erhöhung der Anzahl der pro Mitarbeiter verarbeiteten Rechnungen
• Bewerten dessen, welche Aufgaben durch agentische KI unterstützt werden könnten

All diese Ziele lassen sich mit den heute verfügbaren Automatisierungssystemen erreichen, die Ihre Teams bei der Extraktion, Klassifizierung und Bearbeitung von Rechnungsdaten unterstützen können.

Ein aktueller Bericht von Ardent Partners, AP Metrics That Matter in 2025, veranschaulicht den Automatisierungsgrad in Abteilungen der Kreditorenbuchhaltung.

Minimieren Sie die Verarbeitungskosten

Die Minimierung der Bearbeitungskosten ist ein nahezu universelles Ziel in der Kreditorenbuchhaltung. Hohe Kosten pro Rechnung können für Unternehmen aufgrund schlecht strukturierter Verfahren in der Kreditorenbuchhaltung ein erhebliches Finanzloch darstellen. Nicht nur müssen Sie jede Rechnung bezahlen – wenn die Kosten pro Rechnung hoch sind, verliert Ihr Unternehmen möglicherweise jährlich Zehntausende von Dollar. Hohe Lohnkosten und zeitaufwändige Fehlerkorrekturprozesse erhöhen die finanziellen Auswirkungen jeder Rechnung. AP-Leiter sollten ernsthaft in Betracht ziehen, eine niedrige Zielpreis-Benchmark festzulegen und dann die Abteilung zu verbessern, um die Kosten auf dieses Ziel hinzuarbeiten.

Zahlungsgenauigkeit und -kontrolle maximieren

Falsche, zu geringe und verspätete Zahlungen bereiten einem Unternehmen Kopfzerbrechen. Noch schlimmer ist es, wenn der falsche Lieferant die Zahlung für eine Rechnung erhält, die nichts mit seiner Bestellung zu tun hat. Ungenauigkeiten in den Zahlungsprozessen kosten Geld, und Probleme mit Genehmigungen können den Prozess genau in dem Moment verlangsamen, in dem er eigentlich beschleunigt werden sollte.

Bewerten Sie die Genauigkeit Ihrer Teams und setzen Sie Ziele, um die Präzision zu verbessern, eine bessere Genehmigungskontrolle einzuführen und jeden Cent fest im Griff zu behalten. Wenn Sie versuchen, Ihre Ziele in der Kreditorenbuchhaltung zu erreichen, sollten Sie die von Ihren Teams produzierten Daten stichprobenartig auf Probleme überprüfen.

Minimieren Sie Betrug

Apropos Genehmigungen: Wie viel hat Ihr Unternehmen durch Zahlungsbetrug verloren, sei es durch Lieferanten oder skrupellose Mitarbeiter? Einige Anbieter könnten versuchen, Ihrem Unternehmen zu viel in Rechnung zu stellen, indem sie Positionen nach der ersten Bestellung ändern. Dieses Ziel der Kreditorenbuchhaltung kann leicht durch Automatisierung erreicht werden. Der Abgleich der ursprünglichen Bestellung und des Empfangsberichts mit der Rechnung kann automatisch die Identifizierung dieser Anomalien vereinfachen und einen manuellen Folgeprozess auslösen.

Automatisierte elektronische Genehmigungen können Ihnen helfen, das Risiko der Veruntreuung zu vermeiden, indem sichergestellt wird, dass diejenigen, die die Rechnungen verarbeiten, nicht auch die sind, die sie genehmigen. Die Reduzierung des Betrugsrisikos ist ein kritisches Ziel, insbesondere wenn man bedenkt, dass nahezu 5 % des Umsatzes eines Unternehmens jedes Jahr durch Betrug verloren gehen könnten.

Zeit sparen

Ein wichtiges Produktivitätsziel ist die Verkürzung der gesamten AP-Zykluszeit. Nutzen Sie die Gelegenheit, um zu berechnen, wie lange die durchschnittliche Rechnung in Ihren Geschäftssystemen verbleibt, bevor sie schließlich bezahlt wird: Sind es Tage – oder gar Wochen? Dauert die Bearbeitung von Rechnungen mit geringem Wert zu lange?

Haben Sie KI-Agenten in Betracht gezogen, um die verschiedenen Schritte im AP-Prozess zu ergänzen und zeitaufwändige Komponenten zu eliminieren, die nicht auf Menschen angewiesen sind?

Setzen Sie ein Ziel für Ihr Team in der Kreditorenbuchhaltung, um mehr Zeit zu sparen. Zeit zu sparen bedeutet, Geld zu sparen, die Genauigkeit zu erhöhen und die Effizienz auf dem höchstmöglichen Niveau zu halten, ohne dass es zu einer Überlastung der Mitarbeiter kommt. Sparen Sie bei jedem Schritt Zeit – dann lassen sich auch andere Ziele im Laufe des Prozesses leichter erreichen.

Mitarbeiter unterstützen

Eines Ihrer wichtigsten Ziele in der Kreditorenbuchhaltung sollte es sein, Ihren AP-Teams die Unterstützung zu bieten, die sie benötigen, um täglich erfolgreich zu sein. Das bedeutet mehr, als ihnen nur die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung zu stellen – es umfasst auch die Unterstützung durch gründliche Schulungen und Problemlösungshilfen. Wenn es zu Konflikten mit anderen Abteilungen über einen Zahlungsvorgang kommt, sollte es Ihre Aufgabe sein, die Arbeit des Teams zu verteidigen und sicherzustellen, dass die Abteilung die gebührende Anerkennung für den von ihr geschaffenen Wert erhält.

Das Erreichen dieser Ziele ist mit vielen traditionellen AP-Tools und Arbeitsabläufen schwierig, wenn nicht gar unmöglich. Die manuelle Dateneingabe und Rechnungsbearbeitung, die von Dutzenden von Schreibtischen gemeinsam genutzt wird, ist für agiles Arbeiten nicht förderlich. Wenn Sie keinen Weg mehr finden, diese Engpässe zu umgehen, sind KI-gesteuerte Automatisierungslösungen wie Tungsten InvoiceAgility die ideale Alternative.

Dank automatisierter Erfassung von Rechnungsdaten, deren Verarbeitung und Ausnahmebehandlung vereinfacht InvoiceAgility viele der wichtigsten AP-Prozesse und bietet gleichzeitig eine Top-down-Ansicht des gesamten Verfahrens. Erhalten Sie neue Einblicke in Schritte, die zuvor für alle außer einem einzelnen AP-Mitarbeiter unsichtbar waren, und greifen Sie sofort auf messbare Kennzahlen zu.

Erfahren Sie, wie die Implementierung dieser hochmodernen, KI-gestützten Software Ihr Unternehmen wirklich voranbringen und sicherstellen kann, dass Sie die Nase vorn behalten.

So setzen Sie SMART-Ziele in der Kreditorenbuchhaltung

Diese Ziele und Vorgaben sind die Grundlage für den Erfolg, aber sie sind zu weit gefasst, um als Struktur für ein zusammenhängendes Verbesserungsprogramm zu dienen. Stattdessen müssen Sie mit SMART-Zielen spezifischere Maßnahmen festlegen. Jedes Mal, wenn Sie neue Ziele für Ihre Kreditorenbuchhaltungsteams festlegen, sollten diese so aussehen:

• Spezifisch und klar definiert, wie die Verringerung der Zeit, die für die Bearbeitung einer Rechnung benötigt wird, oder die Verringerung der Anzahl der Rechnungen, die als Ausnahmen gekennzeichnet sind.
• Messbar, mit Metriken, die Sie verfolgen und überwachen können, sodass Sie sehen können, wann und wo Verbesserungen auftreten.
• Erreichbar, mit einem realistischen Ziel, das mit jedem Ziel verbunden ist. Sie können nicht in einem Sprung von 0 % auf 100 % kommen, verwenden Sie daher stattdessen eine Treppenstufen-Methode zur Zielsetzung.
• Relevant. Setzen Sie sich Ziele, indem Sie überlegen, was für den Auftrag der Abteilung am wichtigsten ist, anstatt Arbeitsabläufe oder Prozesse zu verfeinern, die nicht zu Ihrer Kernarbeit gehören.
• Zeitgebunden. Es reicht nicht aus, sich ein Ziel zu setzen – Sie müssen in der Lage sein, den Fortschritt in bestimmten Zeitabständen zu messen und anzupassen.

Sehen wir uns einige konkrete Beispiele für Ziele in der Kreditorenbuchhaltung an, die dem SMART-Framework folgen:

Zahlungsmetriken

Sammeln und untersuchen Sie Kennzahlen basierend darauf, wie viele Zahlungen Ihre Abteilung täglich oder wöchentlich abschließt und wie schnell diese erfolgen. Eine der wichtigsten Metriken, die zu berücksichtigen ist, ist die „Ausnahmerate“: die Anzahl der Rechnungen, die Ausnahmen generieren, die dann eine manuelle Bearbeitung erfordern. Diese Ausnahmen können frustrierende Rückstände für Ihr Unternehmen verursachen und die Kosten pro Rechnung in die Höhe treiben.

Durch die Untersuchung dieser Kennzahlen lässt sich leichter feststellen, wo das Problem liegt. Es kann ein Problem mit Ihren eigenen Verfahren (z. B. nicht übereinstimmende Bestellungen) oder mit den Lieferanten sein, z. B. wenn bestimmte Lieferanten Rechnungen mit Fehlern versenden. Anhand dieser Metriken können Sie schnell überprüfen, wie Ihre Abteilung in den wesentlichen Phasen des Prozesses abschneidet.

AP-Bearbeitungszeiten und Rechnungsrückstände

Wie viele Rechnungen warten in Ihrem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt auf die Bearbeitung? Wie lange dauert es, bis eine Rechnung nach Eingang in Ihrem System genehmigt und bezahlt wird? Mithilfe von Automatisierungstools können Sie tiefgreifende Einblicke in diese Kennzahlen gewinnen und SMART-Ziele für deren Verbesserung festlegen. Wie bei den Zahlungsmetriken können Sie so besser erkennen, wo Rückstände im Prozess auftreten. Es könnte bei der Datenextraktion, der Genehmigungsverarbeitung oder einem anderen Schritt auftreten – aber Sie werden einen klaren Weg zur Lösung des Problems haben.

Erhöhte Genauigkeit

Was ist eine akzeptable Fehlerrate bei AP-Prozessen? Die Antwort lautet „Null“ – doch diese Rate ist in realen Anwendungen selbst mit fortgeschrittener Automatisierung nicht realistisch erreichbar. Sie können Ihre Fehlerquote jedoch so nahe wie möglich an die Nullgrenze bringen, indem Sie sich bemühen, möglichst effektive Prüfpfade zu erstellen. Es gibt viele SMART-Ziele, die Sie sich in Bezug auf die Genauigkeit setzen können, von der Erfassung der Rechnungsdaten bis zur korrekten Weiterleitung der Genehmigungen.

Schulung von Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung

Die Schulung aller Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung zu den neuen KI-Automatisierungstools und -verfahren sollte zu Ihren Zielen bei der Umgestaltung der Abteilung gehören. Setzen Sie sich Ziele für die regelmäßige Auffrischung der Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter über bewährte Praktiken und Verfahren, insbesondere wenn Sie neue Technologien implementieren. Umfassende Schulungen und eine schrittweise Lernkurve sind der Schlüssel zum Erfolg der Automatisierung. Der Versuch, den Übergang zu überstürzen, kann zu kostspieligen Automatisierungsfehlern und einem Team führen, das sich weigert, die neuen Arbeitsabläufe zu nutzen.

Best Practices zum Erreichen von Kreditorenbuchhaltungszielen

Wenn Sie KI-gesteuerte Automatisierungstools zur Verbesserung der Arbeitsabläufe Ihres Teams bewerten und die Daten berücksichtigen, die diese Systeme produzieren, müssen Sie bedenken, dass die Festlegung von Zielen keine einmalige Aufgabe ist. Wenn Sie Meilensteine erreichen, sollten Sie Ihre Annahmen überdenken und sich neue Ziele setzen, die Sie im Laufe der Zeit anstreben. Es mag zwar eine Obergrenze für die Effektivität Ihrer Prozesse geben, aber es ist ein langer Weg bis zu diesem Punkt.

Wie setzt man sich Ziele, die realistisch und erreichbar sind? Es gibt drei Dinge, die Sie tun können, um diesen Bemühungen die besten Erfolgschancen zu geben.

Überprüfen und prüfen Sie Ihre Abteilung

Um Ihre Abteilung zu verbessern, müssen Sie zunächst wissen, wo Fehler auftreten. Der Versuch, Ihre bestehenden Arbeitsabläufe ohne Änderungen in eine digitale Umgebung zu übertragen, ist ein Rezept für verschwendete Zeit und Mühe. Verschaffen Sie sich stattdessen einen umfassenden Überblick über die Probleme, mit denen Ihre Teams konfrontiert sind, und darüber, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Alle Workflows sollten einer intensiven Prüfung unterzogen werden. Untersuchen Sie jeden einzelnen Schritt und fragen Sie sich, ob Sie ihn zugunsten eines effizienteren Prozesses verbessern, automatisieren oder ganz eliminieren können.

Kategorisieren Sie Ihre Ziele intelligent

Wenn Sie sich Ziele setzen, fragen Sie sich, was nötig ist, um diese zu erreichen. Gruppieren Sie Ziele nach Typ (z. B. Genauigkeit oder Effizienz), damit Sie Ihren Fortschritt bei der Erreichung dieser Meilensteine leichter verfolgen können. Automatisierung ist kein Allheilmittel, das Probleme löst, nur weil es sie gibt. Strukturieren Sie Ihre Ziele sorgfältig, sodass jeder Schritt hin zu größeren Verbesserungen leicht zu erkennen ist.

Seien Sie SMART

Merken Sie sich das Akronym SMART und wenden Sie es auf alle Bemühungen an, die Sie zur Prozessverbesserung unternehmen. SMART-Ziele sorgen dafür, dass Sie sich an das halten, was in Ihrem Unternehmen realistisch machbar ist. Wenn Sie messbare Verbesserungen innerhalb eines definierbaren Zeitrahmens nachweisen können, ist es einfacher, den Wert der Investition in KI-Tools für die Automatisierung zu demonstrieren.

Ziele in der Kreditorenbuchhaltung: Häufig gestellte Fragen

Was sind die größten Hindernisse beim Erreichen von AP-Zielen?

Ein wesentliches Problem, das Kreditorenbuchhaltungsteams daran hindert, ihre Ziele zu erreichen, sind schlechte Zielsetzungspraktiken. Viele Teams mit guten Absichten setzen sich Ziele, die vage, undefiniert oder zu schwierig zu verfolgen sind. Ein Ziel, das nicht genau verfolgt werden kann, kann auch mit den besten Absichten nicht erreicht werden.

Mit SMART-Zielen für die Kreditorenbuchhaltung können Sie messbare Meilensteine setzen, Fortschritte verfolgen, Arbeitsabläufe bewerten und verbessern.

Was ist der beste KPI für die Kreditorenbuchhaltung?

Die genauen KPIs für die Verfolgung des Fortschritts bei der Erreichung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsziele variieren je nach Ihrem Ziel und der Art und Weise, wie Sie den Erfolg messen möchten. Wenn Ihr Ziel in der Kreditorenbuchhaltung beispielsweise darin besteht, die Produktivität und Effizienz zu verbessern, können Sie die Durchlaufzeit der Rechnungen oder die pro Mitarbeiter und Tag bearbeiteten Rechnungen als KPI verwenden.

Allerdings gibt es einen universellen KPI, der als guter Indikator für die Leistung Ihres Teams verwendet werden kann. Diese Metrik wird als Ausnahmerate bezeichnet. Es ist ein Maß für die Anzahl der Rechnungen, bei denen Ausnahmen auftreten und die manuell bearbeitet werden müssen. Kreditorenbuchhaltungsteams mit einer hohen Ausnahmerate haben in der Regel eine niedrige Produktivität, während die Teams mit einer niedrigen Ausnahmerate in der Regel sehr effizient sind.

Was ist ein SMART-Ziel für die Kreditorenbuchhaltung?

Um erreichbare Ziele für die Kreditorenbuchhaltung festzulegen, ist es hilfreich, das SMART-Zielrahmenwerk zu verwenden. Ein SMART-Ziel ist eines, das:

• Spezifisch: Anstatt sich das vage Ziel zu setzen, „es besser zu machen“, sollten Sie ein konkretes Ziel setzen, z. B. die Zeit für die Zahlungsabwicklung zu verkürzen oder Ihre Ausnahmerate zu senken.
• Messbar: Ihr Ziel für die Kreditorenbuchhaltung muss auch anhand eines KPIs nachverfolgbar sein. In den obigen Beispielen wäre Ihr KPI die Zahlungsbearbeitungszeit oder die Ausnahmerate.
• Erreichbar: Wenn Sie ein SMART-Ziel setzen möchten, muss es auch erreichbar sein. Sie können Ihre Zahlungsabwicklungszeit nicht auf einen Schlag halbieren. Setzen Sie sich stattdessen das Ziel, die Zahlungsabwicklungszeit um 10 % zu verkürzen. Sobald dieses Ziel erreicht ist, versuchen Sie, sie um weitere 10 % zu reduzieren.
• Relevant: Damit ein Ziel für die Kreditorenbuchhaltung nützlich ist, muss es auch für die größten Probleme Ihres Teams relevant sein. Machen Sie sich nicht die Mühe, an Kleinigkeiten zu arbeiten. Nehmen Sie stattdessen eine Herausforderung an, mit der Ihre Teammitglieder täglich konfrontiert sind.
• Zeitgebunden: Der letzte Schritt ist die Festlegung eines Zeitrahmens für Ihr Ziel. Ein Ziel ohne Enddatum neigt dazu, sich ewig hinzuziehen. Legen Sie einen angemessenen Zeitrahmen fest und halten Sie sich daran!

Setzen und erreichen Sie Ziele in der Kreditorenbuchhaltung mit Tungsten Automation

Bei den vielen Zielen der Kreditorenbuchhaltungsteams ist es leichter gesagt als getan, auf Kurs zu bleiben. Selbst das Setzen von Zielen kann zu einer Herausforderung werden. Wenn Sie über die modernen Softwaretools und den Support verfügen, die Sie benötigen, um den AP-Prozess zu prüfen, zu analysieren und zu verbessern, können jedoch alle Teammitglieder Ihrer Abteilung zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Indem Sie zunächst verstehen, was es bedeutet, einen erfolgreichen Kreditorenbuchhaltungsprozess aufzubauen, und sich dann die Werkzeuge aneignen, um Verbesserungen vorzunehmen und zu messen, können Sie der oberen Führungsebene einen klaren Mehrwert demonstrieren. Die Optimierung des Cashflows, die Realisierung von Rabatten und der Aufbau starker Lieferantenbeziehungen machen Ihr Team zu mehr als nur einem Rädchen im Getriebe. Intelligente Zielsetzung, die durch Automatisierung ermöglicht wird, schafft Möglichkeiten für die Kreditorenbuchhaltung, ein wichtiger Stakeholder zu werden und zu bleiben.

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