Die E-Invoicing-Pflicht in Deutschland meistern: So unterstützt Tungsten Automation Sie auf Ihrem Weg zur Compliance

Eine neue Ära des E-Invoicing in Deutschland

Deutschland befindet sich mitten in einer umfassenden digitalen Transformation, was die geschäftliche Rechnungsstellung angeht. Zunächst lag der Schwerpunkt der Anforderungen auf dem Empfang elektronischer Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen zu empfangen, und nun rückt die Frist für deren Ausstellung schnell näher.

Bis zum 1. Januar 2027müssen alle deutschen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € ebenfalls in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden, wobei die Pflicht bis 2028 auf alle inländischen Unternehmen ausgeweitet wird, unabhängig von ihrer Größe. Wenn Sie sich jetzt vorbereiten, stellen Sie sicher, dass Sie Hektik in letzter Minute vermeiden und wichtigen Fristen immer einen Schritt voraus sind.

Bei Tungsten Automation setzen wir uns dafür ein, Ihr Unternehmen bei jedem Schritt dieses Übergangs effizient, konform und zukunftsbereit zu halten. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Unternehmen aller Branchen dabei helfen, die Herausforderungen im Zusammenhang mit der E-Invoicing-Pflicht in Deutschland zu bewältigen.

Inhaltsverzeichnis

Informationen zur deutschen E-Invoicing-Pflicht: Was ändert sich?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat die deutsche Bundesregierung das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) aktualisiert, um die rechtliche Definition einer Rechnung zu ändern. Ab dem 1. Januar 2025 zieht das Bundesfinanzministerium (BMF) eine klare Trennlinie zwischen einer echten „elektronischen Rechnung“ und allem anderen.

Eine per E-Mail versendete Standard-PDF-Datei gilt beispielsweise nicht mehr als elektronische Rechnung. Sie wird nun als „sonstige Rechnung“ klassifiziert, eine Kategorie, zu der auch herkömmliche Papierdokumente gehören.

Um als rechtlich gültige elektronische Rechnung zu gelten, muss ein Dokument daher in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatisierte Verarbeitung gemäß der Europäischen Norm (EN 16931) unterstützt.

Diese Vorgabe betrifft jedes in Deutschland ansässige steuerpflichtige Unternehmen bei inländischen B2B-Verkäufen. Die Regierung hat Unternehmen ein mehrjähriges Zeitfenster für den Beginn des Versands dieser elektronischen Rechnungen eingeräumt, aber die Verpflichtung zum Empfang besteht bereits. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie strukturierte elektronische Rechnungen von Lieferanten akzeptieren, eine vorherige Zustimmung ist nicht erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass Sie im gesamten Jahr 2026 weiterhin „sonstige“ Rechnungen verwenden können, jedoch nur, wenn Sie ausdrücklich die Zustimmung des Käufers eingeholt haben.

Die Neuregelung ändert auch, wer bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD, die ein visuelles PDF mit einer zugrunde liegenden Datendatei kombinieren, der „Wahrheitseigentümer“ der Transaktion ist. Die strukturierten XML-Daten sind jetzt der „Master-Datensatz“ (die rechtliche Rechnung). Sollte es jemals eine Diskrepanz zwischen dem geben, was Sie im PDF sehen, und dem, was in den Daten steht, verlassen sich die Finanzbehörden ausschließlich auf die XML-Datei. Beachten Sie, dass die Regeln auch für Korrekturrechnungen und Gutschriften gelten – laut den Regeln muss die Korrekturrechnung oder Gutschrift im selben Format ausgestellt werden wie die ursprüngliche Rechnung.

Schließlich wurden auch die Regeln zur Aufbewahrung von Unterlagen aktualisiert. Sowohl Käufer als auch Verkäufer müssen diese maschinenlesbaren Originalformate nun 8 Jahre lang aufbewahren.

Hauptpfeiler der deutschen E-Invoicing-Pflicht

Deutschland hat mehrere E-Invoicing-Modelle

Anders als die meisten anderen EU-Länder hat Deutschland beschlossen, im Rahmen seiner E-Invoicing-Pflicht kein bestimmtes Rechnungsformat oder Übermittlungsverfahren vorzuschreiben. Dies bietet Unternehmen ein Maß an Flexibilität, das in der europäischen Landschaft relativ selten ist.

Lieferanten können beispielsweise einfach eine konforme Rechnung an eine E-Mail anhängen und diese an den dafür vorgesehenen Posteingang eines Käufers senden – eine Methode, die bereits weit verbreitet für ZUGFeRD-Hybridrechnungen genutzt wird und die die deutsche Bundesregierung selbst als praktischen und machbaren Ansatz anerkannt hat.

EDI-Verbindungen werden ebenso gut unterstützt. Deutschland ist vor allem eine fertigungsorientierte Wirtschaft, und Punkt-zu-Punkt-EDI ist tief in seinen Lieferketten verankert. Unternehmen können ihre bestehende EDI-Infrastruktur ohne Unterbrechung weiterverwenden, und EDI-Rechnungen müssen erst ab 2028 der Europäischen Norm (EN 16931) entsprechen.

Für Unternehmen, die einen netzwerkbasierten Ansatz bevorzugen, wird das Vier-Ecken-Modell von Peppol für die Übermittlung von XRechnung- und Peppol BIS-Rechnungen vollständig unterstützt. Wer im traditionellen Drei-Ecken-Modell mit einem E-Invoicing-Dienstleister zusammenarbeitet, kann dies auch weiterhin tun. Und für Käufer, die lieferantenseitige Upload-Portale betreiben, bleiben diese ebenfalls zulässig.

Kurz gesagt erscheint Deutschlands Ansatz pragmatisch: Entscheidend ist, dass die Rechnung strukturiert und EN 16931-konform ist – nicht, wie sie dorthin gelangt, um welches Rechnungsformat es sich genau handelt.

Diese Flexibilität hat jedoch ihren Preis: Lieferanten, die in mehreren Käuferbeziehungen tätig sind, werden weiterhin auf eine fragmentierte Landschaft von Einreichungsmethoden und Formatanforderungen stoßen – und Fragmentierung in großem Umfang bedeutet Ineffizienz in großem Umfang.

Zudem gibt es eine Sogwirkung in Richtung des Weges des geringsten Widerstands. Da die meisten auf dem deutschen Markt verkauften Buchhaltungspakete bereits ZUGFeRD ausgeben können und E-Mail keinerlei Integrationsinvestitionen erfordert, könnte ein erheblicher Teil der Lieferanten standardmäßig einfach auf E-Mail-Anhänge zurückgreifen. Das ist aus Lieferantenperspektive verständlich – aber für Käufer, die Rechnungen in großen Mengen erhalten, kann ein posteingangsbasierter Ansatz schnell zu einer betrieblichen Belastung werden, was die Verarbeitungskosten in die Höhe treibt und genau die Automatisierungsvorteile untergräbt, die mit der E-Invoicing-Pflicht erzielt werden sollten.

Herausforderungen in Bezug auf E-Invoicing-Compliance in Deutschland

Während sich Organisationen an die sich weiterentwickelnde E-Invoicing-Pflicht Deutschlands anpassen, können sie auf mehrere betriebliche Herausforderungen stoßen, darunter:

1. Verwaltung hybrider Rechnungsworkflows und Nachverfolgung von Zustimmungen

Von jetzt an bis 2028 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen in Papierform, einfache PDF-Rechnungen und strukturierte XML-Rechnungen gleichzeitig zu verarbeiten. Da das Gesetz zwischen elektronischen Rechnungen und „sonstigen Rechnungen“ unterscheidet, müssen Unternehmen die Zustimmung des Käufers für jedes gesendete nicht-strukturierte Dokument streng verfolgen. Das Versäumnis, diese Zustimmung für eine PDF- oder Papierrechnung während des Übergangszeitraums zu sichern, könnte das Dokument technisch ungültig machen, administrative Reibung erzeugen und die Zahlungszyklen verlangsamen, da Abteilungen manuell überprüfen, welches Format für welchen Kunden rechtsgültig ist.

2. Risiko von Datendiskrepanzen und Lieferantenhaftung

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind die XML-Daten das rechtliche Original, während die PDF-Datei die Visualisierung ist. Wenn Ihr AP-Team eine Rechnung auf der Grundlage der visuellen PDF-Datei genehmigt, die zugrunde liegenden XML-Daten jedoch einen anderen Preis oder Steuersatz enthalten, betrachtet die Finanzbehörde bei einer Prüfung daher die XML-Datei als Steuerrechnung und nicht die für Menschen lesbare Version. Dies birgt verborgene Risiken, da Unternehmen möglicherweise falsche Beträge zahlen oder melden, was zu Verweigerungen des Vorsteuerabzugs und möglichen Bußgeldern führen kann. Lieferanten tragen gemäß § 14 UStG außerdem die volle rechtliche Verantwortung für die semantische Richtigkeit ihrer Rechnungsdaten – das bedeutet, dass bereits ein einziges fehlerhaftes Feld, wie eine fehlende Umsatzsteuer-ID, eine automatische Ablehnung auslösen kann.

3. Revisionssichere Archivierung und GoBD-Compliance

Das bloße Speichern eines Screenshots oder einer PDF-Version einer elektronischen Rechnung reicht für einen Betriebsprüfer nicht mehr aus. Nach den GoBD-Vorgaben (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen Sie die ursprüngliche, unveränderte XML-Datei in ihrem elektronischen Rohformat für die gesamte 8-jährige Aufbewahrungsfrist aufbewahren. Tatsächlich besteht keine gesetzliche Notwendigkeit mehr, eine für Menschen lesbare Rechnung bereitzustellen. Viele bestehende Archivierungslösungen sind dafür ausgelegt, Bilddateien oder gescannte Dokumente zu speichern. Sie sind nicht dafür ausgerüstet, rohe XML-Datendateien zu speichern, zu indizieren und abzurufen. Wenn Sie bei einer Steuerprüfung die tatsächliche Datendatei nicht vorlegen können, könnte Ihr gesamtes Archiv als nicht konform eingestuft werden – unabhängig davon, wie viele PDFs Sie gespeichert haben.

4. Komplexität der ERP-Integration und Datenzuordnung

Die Umstellung auf XRechnung oder UBL erfordert, dass Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware an der Norm EN 16931 ausgerichtet ist, was auch abdeckt, wie Ihr System Positionen, Steuerkennzeichen und Zahlungsbedingungen verarbeitet. Unternehmen, die diesen Schritt der Datenzuordnung überspringen, greifen letztendlich wieder auf die manuelle Dateneingabe zurück, wodurch die Geschwindigkeits- und Kosteneinsparungsvorteile, die die elektronische Rechnungsstellung bieten soll, effektiv zunichtegemacht werden.

Wie Tungsten Automation Ihnen hilft, die deutsche E-Invoicing-Pflicht zu meistern

Bei Tungsten Automation sind wir uns dessen bewusst, dass die Einhaltung regulatorischer Änderungen keine leichte Aufgabe ist. Aus diesem Grund ist unsere Lösung so konzipiert, dass sie die technischen und Compliance-Anforderungen der deutschen E-Invoicing-Pflicht erfüllt, sodass Ihre Teams sich auf das konzentrieren können, was das Unternehmen voranbringt. Hier ist ein Überblick über die Vorteile.

Strenge Formatvalidierung

Deutsche Finanzbehörden werden eine Rechnung, die nicht strikt der deutschen Version der Norm EN16931 entspricht, automatisch anfechten. Die rechtliche Verantwortung für die steuerlichen Inhalte verbleibt zwar beim Lieferanten, aber die KI-gesteuerte AP/AR-Automatisierungslösung von Tungsten, InvoiceAgility, dient als Ihre erste Verteidigungslinie. Unsere Plattform prüft XRechnung- oder ZUGFeRD-Anhänge proaktiv auf syntaktische und strukturelle Genauigkeit, bevor sie den Käufer überhaupt erreichen. Dieser integrierte Prüfpunkt hilft AP-Teams, die „Ablehnungsschleife“ zu durchbrechen, die Zahlungsfreigaben verzögern kann.

Erstellung und Zustellung rechtsgültiger Rechnungsdokumente

InvoiceAgility ermöglicht es Ihnen, die Rechnungen in Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu erstellen und diese auf die Plattform hochzuladen. Von dort aus übermittelt es die unveränderte Originaldatei automatisch an den Empfänger, und Sie bleiben der offizielle rechtmäßige Aussteller. Wenn Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem keine rechtsgültigen Rechnungen erstellen kann, können Sie Tungsten Ihre Rechnungsdaten bereitstellen, und die Tungsten-Plattform erstellt aus den von Ihnen bereitgestellten Rechnungsdaten die rechtsgültige Rechnung in Ihrem Namen (XRechnung) und stellt diese automatisch dem Empfänger zu. Wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger die Nutzung von Peppol bevorzugen, erstellt InvoiceAgility die korrekte Peppol-Rechnung und sendet diese an den Peppol Access Point des Empfängers.

Viele Lieferanten werden ihre Rechnungen weiterhin als E-Mail-Anhang senden. Der Empfänger kann Tungsten InvoiceAgility nutzen, um solche E-Mails zu empfangen und die Rechnung für die weitere Verarbeitung automatisch vom E-Mail-Text zu trennen.

Automatisierte revisionssichere Archivierung

Unsere Lösung für elektronische Rechnungsstellung automatisiert die Speicherung maschinenlesbarer Originaldateien in einer sicheren, revisionssicheren Umgebung, sodass diese über die gesamte 8-jährige Aufbewahrungsfrist hinweg in ihrem nativen Format durchsuchbar und abrufbar bleiben.

Interoperabilität mit dem 4-Ecken-Modell

Als etablierter Peppol Access Point-Anbieter verschafft Ihnen eine einmalige Verbindung zu InvoiceAgility sofortigen Zugang zum erweiterten deutschen Ökosystem. Als etablierter Peppol Access Point-Anbieter verschafft Tungsten Ihnen mit einer einmaligen Verbindung zu InvoiceAgility sofortigen Zugang zum erweiterten deutschen Ökosystem. Das bedeutet, dass Sie konforme Rechnungen mit jedem Partner austauschen können, unabhängig davon, welchen Dienstanbieter er nutzt, und ohne individuelle Verbindungen für jeden Kunden aufbauen zu müssen.

Zukunftssicherheit für EU-weite Vorschriften

Die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland ist erst der Anfang: Da die Anforderungen an die Echtzeitberichterstattung voraussichtlich zu einem späteren Zeitpunkt (möglicherweise bereits 2028) eingeführt werden, wird die umfassendere Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) die Rechnungsstellungsvorschriften in allen 27 EU-Mitgliedstaaten letztendlich harmonisieren. Eine Partnerschaft mit Tungsten Automation verschafft Ihnen bereits jetzt Zugang zu einer skalierbaren Lösung, die einen nahtlosen Übergang zu zukünftigen Mandaten für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung ermöglicht.

Tungsten Automation: Ihr Partner für Erfolg in Deutschland

Mit über vierzig Jahren Erfahrung an der Spitze von Rechnungsautomatisierung und Compliance nimmt Tungsten Automation eine einzigartige Position in der Branche ein.

„Ohne ein Upgrade auf InvoiceAgility müssten wir alle Vorgaben für E-Invoicing in jedem Land kennen und die verschiedenen Lösungen selbst entwickeln. Stattdessen verlassen wir uns auf Tungsten Automation, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.“Jakob Homer, Group Financial Controller, RMIG

Als globaler Partner, der Kunden in über 140 Ländern unterstützt, helfen wir Unternehmen, die Rechnungsstellung zu vereinfachen, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: das Wachstum ihres Unternehmens, die Betreuung ihrer Kunden und die Verbesserung ihrer Produkte und Dienstleistungen.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, besuchen Sie unsere Compliance-Seite für die neuesten Updates zur Rechnungsstellung aus Deutschland, oder kontaktieren Sie uns jetzt, um Ihre Anforderungen an die Rechnungsstellung zu besprechen und ein kostenloses Beratungsgespräch zu vereinbaren.